1. Phân tích SWOT là gì?
SWOT là viết tắt của Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức (Strengths, Weaknesses, Opportunities, và Threats), do đó, phân tích SWOT là một kỹ thuật để đánh giá bốn khía cạnh này trong doanh nghiệp của bạn.
Phân tích SWOT là một công cụ có thể giúp bạn phân tích những gì công ty của bạn làm tốt nhất hiện tại và đưa ra một chiến lược thành công cho tương lai. SWOT cũng có thể phát hiện ra các lĩnh vực kinh doanh đang cản trở bạn hoặc đối thủ cạnh tranh của bạn có thể khai thác nếu bạn không tự bảo vệ mình.
Phân tích SWOT xem xét cả các yếu tố bên trong và bên ngoài – nghĩa là những gì đang diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Vì vậy, một số yếu tố này sẽ nằm trong tầm kiểm soát của bạn và một số thì không. Trong cả hai trường hợp, hành động khôn ngoan nhất mà bạn có thể thực hiện để đối phó sẽ trở nên rõ ràng hơn sau khi bạn đã khám phá, ghi lại và phân tích càng nhiều yếu tố càng tốt.
2. Tại sao Phân tích SWOT lại quan trọng?
Phân tích SWOT có thể giúp bạn thách thức các giả định rủi ro và phát hiện ra những điểm mù nguy hiểm về hiệu suất của tổ chức bạn. Nếu bạn sử dụng nó một cách cẩn thận và hợp tác, nó có thể cung cấp những hiểu biết mới về vị trí hiện tại của doanh nghiệp bạn và giúp bạn phát triển chính xác chiến lược phù hợp cho mọi tình huống.
Ví dụ: bạn có thể nhận thức rõ về một số điểm mạnh của tổ chức mình, nhưng cho đến khi bạn ghi lại chúng cùng với các điểm yếu và mối đe dọa, bạn có thể không nhận ra những điểm mạnh đó thực sự không đáng tin cậy như thế nào.
Tương tự, bạn có thể có những lo ngại hợp lý về một số điểm yếu trong kinh doanh của mình, nhưng bằng cách xem xét phân tích một cách có hệ thống, bạn có thể tìm thấy một cơ hội, trước đây bị bỏ qua, có thể bù đắp nhiều hơn.
3. Các thành phần của phân tích SWOT:
Mỗi phân tích SWOT sẽ bao gồm bốn loại sau. Mặc dù các yếu tố và khám phá trong các danh mục này sẽ khác nhau giữa các công ty, nhưng phân tích SWOT sẽ không hoàn chỉnh nếu không có từng yếu tố sau:
Điểm mạnh
Điểm mạnh mô tả những gì một tổ chức vượt trội và những gì tách biệt tổ chức đó khỏi đối thủ cạnh tranh : thương hiệu mạnh, cơ sở khách hàng trung thành, bảng cân đối kế toán mạnh, công nghệ độc đáo, v.v. Ví dụ, một quỹ phòng hộ có thể đã phát triển một chiến lược giao dịch độc quyền mang lại kết quả vượt trội so với thị trường. Sau đó, nó phải quyết định cách sử dụng những kết quả đó để thu hút các nhà đầu tư mới.
Những điểm yếu
Điểm yếu ngăn cản một tổ chức hoạt động ở mức tối ưu. Đó là những lĩnh vực mà doanh nghiệp cần cải thiện để duy trì tính cạnh tranh: thương hiệu yếu, doanh thu cao hơn mức trung bình, mức nợ cao, chuỗi cung ứng không đầy đủ hoặc thiếu vốn.
Những cơ hội
Cơ hội đề cập đến các yếu tố bên ngoài thuận lợi có thể mang lại cho một tổ chức lợi thế cạnh tranh. Ví dụ: nếu một quốc gia cắt giảm thuế quan, nhà sản xuất ô tô có thể xuất khẩu ô tô của mình sang một thị trường mới, tăng doanh thu và thị phần .
Các mối đe dọa
Các mối đe dọa đề cập đến các yếu tố có khả năng gây hại cho một tổ chức. Ví dụ, hạn hán là mối đe dọa đối với một công ty sản xuất lúa mì, vì nó có thể phá hủy hoặc làm giảm năng suất cây trồng. Các mối đe dọa phổ biến khác bao gồm những thứ như chi phí vật liệu tăng, cạnh tranh ngày càng tăng, nguồn cung lao động eo hẹp
4. Bảng SWOT:
Các nhà phân tích trình bày một phân tích SWOT dưới dạng một hình vuông được chia thành bốn góc phần tư, mỗi góc dành riêng cho một yếu tố của SWOT. Sự sắp xếp trực quan này cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về vị trí của công ty. Mặc dù tất cả các điểm dưới một tiêu đề cụ thể có thể không có tầm quan trọng như nhau, nhưng tất cả chúng đều phải thể hiện những hiểu biết chính về sự cân bằng giữa các cơ hội và mối đe dọa, thuận lợi và bất lợi, v.v.
Bảng SWOT thường được trình bày với các yếu tố bên trong ở hàng trên cùng và các yếu tố bên ngoài ở hàng dưới cùng. Ngoài ra, các mục ở phía bên trái của bảng là các khía cạnh tích cực/có lợi hơn, trong khi các mục ở bên phải là các yếu tố liên quan/tiêu cực hơn.
5. Cách thực hiện phân tích SWOT:
Tập hợp đúng người
Tập hợp mọi người từ các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn và đảm bảo rằng bạn có đại diện từ mọi bộ phận và nhóm. Bạn sẽ thấy rằng các nhóm khác nhau trong công ty của bạn sẽ có những quan điểm hoàn toàn khác nhau, điều này rất quan trọng để giúp phân tích SWOT của bạn thành công.
Đưa ra các ý tưởng
Thực hiện phân tích SWOT tương tự như các cuộc họp động não và có những cách đúng và sai để điều hành chúng. Đưa cho mọi người một tập giấy ghi chú và để mọi người lặng lẽ tự nghĩ ra ý tưởng để bắt đầu mọi thứ. Điều này ngăn chặn tư duy nhóm và đảm bảo rằng tất cả các tiếng nói đều được lắng nghe.
Sau 5 đến 10 phút động não riêng, hãy dán tất cả các mảnh giấy ghi chú lên tường và nhóm các ý tưởng tương tự lại với nhau. Cho phép mọi người thêm ghi chú bổ sung vào thời điểm này nếu ý tưởng của người khác khơi dậy một suy nghĩ mới.
Xếp hạng các ý tưởng
Khi tất cả các ý tưởng đã được sắp xếp, đã đến lúc xếp hạng các ý tưởng. Sử dụng một hệ thống bỏ phiếu trong đó mọi người nhận được năm hoặc mười “phiếu bầu” mà họ có thể phân phối theo bất kỳ cách nào họ muốn.
Dựa trên biểu quyết, bạn nên có một danh sách các ý tưởng được ưu tiên. Tất nhiên, danh sách này hiện đang được thảo luận và tranh luận, và ai đó trong phòng sẽ có thể đưa ra quyết định cuối cùng về mức độ ưu tiên. Đây thường là Giám đốc điều hành, nhưng nó có thể được ủy quyền cho người khác phụ trách chiến lược kinh doanh.
Bạn sẽ muốn tuân theo quy trình tạo ý tưởng này cho từng trong số bốn góc phần tư trong phân tích SWOT của mình: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Nguy cơ.
Các câu hỏi có thể giúp truyền cảm hứng cho phân tích của bạn
Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể hỏi nhóm của mình khi xây dựng phân tích SWOT. Những câu hỏi này có thể giúp giải thích từng phần và kích thích tư duy sáng tạo.
Những điểm mạnh
Điểm mạnh là những thuộc tính tích cực bên trong của công ty bạn. Đây là những thứ nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Quy trình kinh doanh nào thành công?
Bạn có tài sản gì trong nhóm của mình? (nghĩa là kiến thức, giáo dục, mạng lưới, kỹ năng và danh tiếng)
Bạn có những tài sản vật chất nào, chẳng hạn như khách hàng, thiết bị, công nghệ, tiền mặt và bằng sáng chế?
Bạn có những lợi thế cạnh tranh nào so với đối thủ?
Những điểm yếu
Điểm yếu là những yếu tố tiêu cực làm giảm điểm mạnh của bạn. Đây là những điều mà bạn có thể cần phải cải thiện để cạnh tranh.
Có những thứ mà doanh nghiệp của bạn cần phải cạnh tranh?
Quy trình kinh doanh nào cần cải thiện?
Có tài sản hữu hình nào mà công ty của bạn cần, chẳng hạn như tiền hoặc thiết bị không?
Có khoảng trống nào trong nhóm của bạn không?
Là vị trí của bạn lý tưởng cho sự thành công của bạn?
Những cơ hội
Cơ hội là những yếu tố bên ngoài trong môi trường kinh doanh của bạn có khả năng đóng góp vào thành công của bạn.
Thị trường của bạn có đang phát triển không và có xu hướng nào khuyến khích mọi người mua nhiều hơn những gì bạn đang bán không?
Có sự kiện sắp tới nào mà công ty của bạn có thể tận dụng để phát triển kinh doanh không?
Có những thay đổi sắp tới đối với các quy định có thể tác động tích cực đến công ty của bạn không?
Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động, khách hàng có đánh giá cao về bạn không?
Các mối đe dọa
Các mối đe dọa là những yếu tố bên ngoài mà bạn không thể kiểm soát được. Bạn có thể cân nhắc đưa ra các kế hoạch dự phòng để đối phó với chúng nếu chúng xảy ra.
Bạn có đối thủ cạnh tranh tiềm năng có thể tham gia vào thị trường của bạn?
Các nhà cung cấp sẽ luôn có thể cung cấp nguyên liệu bạn cần với mức giá mà bạn cần chứ?
Những phát triển trong tương lai của công nghệ có thể thay đổi cách bạn kinh doanh không?
Hành vi của người tiêu dùng có đang thay đổi theo cách có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn không?
